MANAJEMEN SUMBER INFORMASI (IRM)

PENDAHULUAN

Pada Manajemen Sumber Informasi dalam organisasi berbasis computer ini kita bisa mengetahui berbagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

TEORI DAN ANALISIS

1.    Berbagai Pandangan Tentang IRM

Tiwi(2008) “penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer.”
IRM (Information Resources Manajemen) adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

Jika ingin menerapkan IRM maka harus ada tiga unsur, yaitu CIO bagian computer melaporkan kepada pimpinan, lalu CIO turut ambil bagian dalam menyusun rencana untuk organisasi kemudian rencana jangka panjang itu dibuat untuk kebutuhan informasi. Tipe-tipe dari sumber informasi, yaitu Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware. Hubungan dengan CBIS adalah untuk memberi dukungan kpd manajer utuk mengontrol area operasinya. Terdapat pendekatan perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources) atau SPIR. Hasil dari SPIR adalah suatu rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumber daya informasi bagi tiap subsistem CBIS untuk periode yang tercakup dalam jangka waktu perencaaan strategis.

Tipe-tipe dari sumber informasi :

Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.

2.   Informasi Sebagai Sumber Strategis

• Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.

Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.

• Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :

- Informasi yang menerangkan kebutuhan produk

- Informasi yang menerangkan penggunaan produk

- Informasi yang menerangkan kepuasan produk

Keuntungan kompetitif dicapai apabila :

- Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen

- Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya

- Pentingnya efisiensi operasi internal

IOS (Interorganizational Information System)

- IOS merupakan sistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan

- IOS fasilitator bertugas : menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam sistem tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.

CIO (Chief Information Officer)

- Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif.

- Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM, Vice President SIM

Tugas CIO :

- Mempelajari bisnis & teknologinya

- Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen

- Fokus memperbaiki proses bisnis dasar

- Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis

- Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya.

3.   Perencanaan Strategis Untuk Sumber-Sumber Informasi

Jika informasi akan digunakan sebagai untuk mendapatkan keuntungan kompetitif.ada tiga tahap yaitu :

1. ERA PRA-PERENCANAAN IS STRATEGIS

Yaitu perencanaan sumber informasi yang pertama dilakukan oleh manjer dari unit pelayanaan informasi.

2. ERA SPIR AWAL

Yaitu melakukan pedekataan atau cara top-down terhadap perencanaan dengan menyari bahwa langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi.

3. ERA MODERN

Yaitu mengunakan sumber –sumber informasinya,namun status sumber-sumber tersebut juga mempengaruhi rencana strategis dari keseluruhan organisasi.

4.   Manajemen dan Strategis End User Computing

Tugas perusahan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan End User Computing yang memberikan fleksibitas kepada pemakai untuk melakukan inovasi dalam pengunaan computer.namun juga harus menentapkan kotrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

Perencanaan manajemen puncak dari suatu perusahaan yang akan menetapkan penggunaan komputerisasi yang akan berguna untuk mengetahui penciptaan sumber informasi dan pengelolaannya Information resources management (IRM), jika perusahaan akan menerapkan IRM maka harus ada tiga unsur, yaitu :

Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada pimpinan yang disebut Chief Information Officer (CIO).

CIO turut ambil bagian dengan Eksekutif lain dalam menyusun rencana jangka panjang untuk organisasi.

Rencana jangka panjang harus dibuat agar kebutuhan informasi dapat memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi personal.

ANALISIS

Pada Manajement Sumber Informasi berbasis komputer ini kita bisa mengetahui berbagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

Jika ingin menerapkan IRM maka harus ada tiga unsur, yaitu CIO bagian computer melaporkan kepada pimpinan, lalu CIO turut ambil bagian dalam menyusun rencana untuk organisasi kemudian rencana jangka panjang itu dibuat untuk kebutuhan informasi.

REFERENSI

http://rizaedan.blogspot.com/2011/12/bab-10-manajemen-sumber-informasi-irm.html

http://ichasdiaries.blogspot.com/2012/12/manajemen-sumber-informasi-irm.html

Keamanan dan Kontrol Sistem Informasi

PENDAHULUAN

Definisi Keamanan adalah proteksi perlindungan atas sumber-sumber fisik dan konseptual dari bahaya alam dan manusia. Keamanan terhadap sumber konseptual meliputi data dan informasi. Keamanan Sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya informasi perusahaan dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. Keamanan sendiri mempunyai tujuan-tujuan yang di maksudkan untuk mencapai tujuan utama,yaitu:

1. Kerahasiaan, perusahaan berusaha melindungi data dan informasi dari orang-orang yang tidak berhak.

2. Ketersediaan, tujuan CBIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya.

3. Integritas, semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang diwakilinya.

Pengendalian Akses ; dicapai melalui suatu proses 3 langkah, yang mencakup :

1. Indentifikasi User.

2. Pembuktian Keaslian User.

3. Otorisasi User.

PENTINGNYA PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI

Salah satu aset perusahaan yang paling berharga saat ini adalah sistem informasi yang responsif dan berorientasi pada pengguna. Sistem yang baik dapat meningkatkan produktifitas, menurunkan jumlah persediaan yang harus dikelola, mengurangi kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah, meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan mempermudah pengambilan keputusan bagi manajemen serta mengkoordinasikan kegiatan dalam perusahaan. Oleh karena itu, audit atas pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi semakin dibutuhkan sehingga sistem yang dimiliki efektif dalam menyelesaikan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja. Disamping itu saat ini kesadaraan atas pentingnya pengendalian sistem informasi di kalangan manajemen perusahaan semakin tinggi.

Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :

1.  KONTROL PROSES PENGEMBANGAN

      Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok. Untuk memastikan bahwa CBIS yg diimplementasikan dpt memenuhi kebutuhan pemakai atau berjalan sesuai rencana :

1.    Fase Perencanaan : Mendefinisikan tujuan dan kendala

2.     Fase Analisis & Disain : Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan Menentukan kriteria penampilan Menyusun disain dan standar operasi CBIS.

3.    Fase Implementasi : Mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima Memastikan apakah memenuhi criteria penampilan Menetapkan prosedur utk memelihara CBIS

4.    Fase Operasi & Kontrol : Mengontrol CBIS selagi berevolusi selama fase SLC dan Memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan

2.   KONTROL DESAIN SISTEM

      Tujuan untuk memastikan bahwa disainnya bisa meminimalkan kesalahan, mendeteksi kesalahan dan mengoreksinya.Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau manfaat adalah tingkat pengurangan resiko.

1.    Permulaan Transaksi (Transaction Origination) : Perekaman satu elemen data/lebih pada dokumen sumber.

2.    Permulaan Dokumentasi Sumber : Perancangan dokumentasi, Pemerolehan dokumentasi dan Kepastian keamanan dokumen

3.    Kewenangan  : Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa.

4.    Pembuatan Input Komputer : Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input diproses.

5.    Penanganan Kesalahan : Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yg telah dikoreksi ke record entry.

6.     Penyimpanan Dokumen Sumber : Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi bagaimana dapat dikeluarkan.

3. KONTROL PENGOPERASIAN SISTEM

Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan
keamanan. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan
menjadi 5 area :

1.    Struktur organisasional

Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis, Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri.

2.    Kontrol perpustakaan

Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana
didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan
media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses
perpustakaan media hanyalah pustakawannya.

3.    Pemeliharaan Peralatan

Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer
(CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang
terjadwal / yang tak terjadwal.

4.    Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas

Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang computer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan penguncian ruang peralatan dan komputer.

5.    Perencanaan disaster

a.    Rencana Keadaan darurat
Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan

b.    Rencana Backup

Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal.

c.     Rencana Record Penting
Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan.

d.    Rencana Recovery
Rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas
komunikasi da pasokan-pasokan.

4. MENGAMANKAN SUMBER DAYA INFORMASI

Perusahaan melakukan investasi besar dalam sumber daya informasinya
Sumber daya tersebar di seluruh organisasi dan tiap manajer bertanggungjawab atas sumber daya yang berada di areanya, membuat mereka aman dari akses yang tidak sah.

REFERENSI

http://shymphonyatnight.blogspot.com/2011/01/pentingnya-pengendalian-sistem.html

http://ajengrahmap.wordpress.com/2012/11/14/keamanan-dan-kontrol-sistem-informasi/