Perencanaan (Planning)

Ø Pengertian Perencanaan 

Perencanaan adalah cara berpikir mengenai persoalan-persoalan sosial dan ekonomi, terutama berorientasi pada masa datang, berkembang dengan hubungan antara tujuan dan keputusan – keputusan kolektif dan mengusahakan kebijakan dan program.

Beberapa ahli lain merumuskan perencanaan sebagai mengatur sumber-sumber yang langka secara bijaksana dan merupakan pengaturan dan penyesuaian hubungan manusia dengan lingkungan dan dengan waktu yang akan datang. Definisi lain dari perencanaanadalah pemikiran hari depan, perencanaan berarti pengelolaan, pembuat keputusan, suatu prosedur yang formal untuk memperoleh hasil nyata, dalam berbagai bentuk keputusan menurut sistem yang terintegrasi.

Menurut Wilson, Pengertian Perencanaan merupakan salah satu proses lain, atau merubah suatu keadaan untuk mencapai maksud yang dituju oleh perencanaan atau oleh orang/badan yang di wakili oleh perencanaan itu. Perencanaan itu meliputi : Analisis, kebijakan dan rancangan.

Ciri-ciri pokok dari perencanaan umum mencakup serangkaian tindakan berurutan yang ditujukan pada pemecahan persoalan-persoalan di masa datang dan semua perencanaan mencakup suatu proses yang berurutan yang dapat di wujudkan sebagai konsep dalam sejumlah tahapan.

Karena tindakannya berurutan, berarti ada tahapan yang dilalui dalam perencanaan, antara lain: :
1. Identifikasi Persoalan

2. Perumusan tujuan umum dan sasaran khusus hingga target-target yang kuantitatif

3. Proyeksi keadaan di masa akan datang

4. pencarian dan penilaian berbagai alternative

5. penyusunan rencana terpilih

Ø Syarat-Syarat perencanaan yang baik :

• Logis, masuk akal;
• Realistik, nyata;
• Sederhana;
• Sistematik dan ilmiah;
• Obyektif;
• Fleksibel;
• Manfaat;
• Optimasi dan efisiensi.

Ø Syarat-syarat perencanaan tersebut ada karena :

·         Limitasi dan kendala ,  Motivasi dan dinamika

·                                Kepentingan bersama

·         Norma-norma tertentu

Ø Faktor-faktor dasar perencanaan :

• Sumber daya (alam, manusia, modal, teknologi);
• Idiologi dan falsafah;
• Sasaran dari tujuan pembangunan;
• Dasar Kebijakan;
• Data dan metode;
• Kondisi lingkungan, sosial, politik dan budaya.

Ø Empat Tahap Dasar Perencanaan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini:

Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang  jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya  sumberdayanya secara tidak efektif. 

Tahap 2 : merumuskan keadaan saat ini 

Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik  yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi. 

Tahap 3 : mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan. 

Tahap 4 : mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.                                                                                

Ø Rencana Operasional

Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :
 

1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan.
 

2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional.
 

3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
 

4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategiatau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modaldan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini. Berbagai teknik analisis bisnis dapat digunakan dalam proses ini, termasuk analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), PEST (Political, Economic, Social, Technological), atau STEER (Socio-cultural, Technological, Economic, Ecological, Regulatory).

Ø Faktor Waktu dan Perencanaan

Faktor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:

1.  waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif

2.  waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang   variable-variabel dan alternatif-alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.

3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Adapun unsur-unsur perencanaan adalah sebagai berikut:

1.    Tujuan.

2.    Policy.

3.    Prosedur.

4.    Progress (kemajuan).

5.    Program.

Manfaat dan fungsi perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:

1.    Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.

2.    Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.

3.    Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.

4.    Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.

5.    Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.

Ø Penetapan Tujuan

Tujuan adalah Suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai.

Misi Organisasi

Kesempatan dan Nilai manajer Tujuan-tujuan strategik ancaman dalam puncak organisasi

Tujuan Organisasi

Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :

1. Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan

2. Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba

untuk menimbulkannya

unsur penting tujuan adalah :

1. Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana

2. Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan

Fungsi Tujuan Organisasi:

1. Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan

    memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan

2. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan 

    dukungan dari lingkungan di sekitarnya

3. Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar 

    langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi

4. Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam

    kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota

5. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi

Management By Objective (MBO)

Diperkenalkan pada tahun 1954 oleh Peter Druker, “ the pratice of management “ MBOmerupakan penetapan prosedur formal atau semi formal, yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan oleh kegiatan (langkah), sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan.

Sukses penerapan MBO didasarkan pada dua hipotesa :

1. Bila seseorang melekat secara kuat pada suatu tujuan, dia akan bersedia mengeluarkan usaha lebih untuk meraihnya dibandingkan bila seseorang tidak merasa terikat.
2. Kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu akan terjadi, dia akan melakukan apa saja untuk membuatnya terjadi.

Tujuan dapat diukur secara :

1. Kuantitatif : Volume produksi, laba, biaya
2. Kualitatif : Rencana pemasaran, hubungan langganan
Unsur-unsur umum atau aspek-aspek pokok proses MBO yang efektif :
1. Komitmen pada program
2. Penetapan tujuan manajemen puncak
3. Tujuan-tujuan perseorangan
4. Partisipasi
5. Otonomi dalam implementasi rencana
6. Peninjauan kembali prestasi

Ø Pembuatan Keputusan

Tipe-Tipe Keputusan

Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.

Keputusan dibagi dalam 3 tipe :

· Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Contoh: keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

· Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

· Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tidak terstruktur yang jarang terjadi.

Proses pembuatan keputusan

1. Pemahaman dan perumusan masalah

Manajaer harus menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

2.    Pengumpulan dan analisa data yang relevan

Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

3.    Pengembangan alternatif

Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecendrungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

4.    Pengevaluasian terhadap alternatif yang dipergunakan 

Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

5.    Pemilihan alternatif terbaik

Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

6.    Implementasi keputusan

Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan meng alokasikan sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan wewenag dan tanggung jawab pelaksana tugas, dengan mempewrhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang diambil.

7.    evaluasi atas hasil keputusan

Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.

Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan

Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan akan gagasan.

sumber:

http://abdulmalik007.blogspot.com/2011/11/penetapan-tujuan.html

http://www.scribd.com/doc/46122293/Empat-Tahap-Dasar-an

http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_strategis

http://dandyadventures.blogspot.com/2011/11/faktor-waktu-dan-perencanaan.html

http://hatakeindrashi.blogspot.com/2011/12/faktor-waktu-dan-perencanaan.html