PENGARAHAN

Definisi Pengarahan

Pengarahan (Direction) adalah keinginan untuk membuat orang lain mengikuti keinginannya dengan menggunakan kekuatan pribadi atau kekuasaan jabatan secara efektif dan pada tempatnya demi kepentingan jangka panjang perusahaan. Termasuk didalamnya memberitahukan orang lain apa yang harus dilakukan dengan nada yang bervariasi mulai dari nada tegas sampai meminta atau bahkan mengancam. Tujuannya adalah agar tugas-tugas dapat terselesaikan dengan baik.

Para ahli banyak berpendapat kalau suatu pengarahan merupakan fungsi terpenting dalam manajemen. Karena merupakan fungsi terpenting maka hendaknya pengarahan ini benar-benar dilakukan dengan baik oleh seorang pemimpin.

Seorang manajer yang baik hendaknya sering memberi masukan-masukan kepada anggotanya karena hal tersebut dapat menunjang prestasi kerja anggota. Seorang anggota juga layaknya manusia biasa yang senang dengan adanya suatu perhatian dari yang lain, apabila perhatian tersebut dapat membantu meningkatkan kinerja mereka.

Dari definisi diatas terdapat suatu cara yang tepat untuk digunakan yaitu:

1) Melakukan orientasi tentang tugas yang akan dilakukan

2) Memberikan petunjuk umum dan khusus

3) Mempengaruhi anggota, dan

4) memotivasi

Salah satu alasan pentingnya pelaksanaan fungsi pengarahan dengan cara memotivasi bawahan adalah:

a) Motivasi secara impalist, yakni pimpinan organisasi berada di tengah-tengah para bawahannya dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instruksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.

b) Adanya upaya untuk mensingkronasasikan tujuan organisasi dengan tujuan pribadi dari para anggota organisasi.

c) Secara eksplisit terlihat bahwa para pelaksana operasional organisasi dalam memberikan jasa-jasanya memerlukan beberapa perangsang atau insentif.

PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI MOTIVASI (MOTIVATION)

Pengertian dan Pandangan Motivasi Dalam Organisasi

Motivasi seperti yang telah disebutkan diatas, akan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi dengan bawahannya, yang selanjutnya akan menentukan efektifitas manajer. Ada dua factor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang, yaitu kemampuaan individu dan pemahaman tentang perilaku untuk mencapai prestasi yang maksimal disebut prestasi peranan. Dimana antara motivasi, kemampuan dan presepsi peranan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi.

Model Tradisional

Tidak lepas dari teori manajemen ilmiah yang dikemukakan oleh Frederic Winslow taylor. Model ini mengisyaratkan bagaimana manajer menentukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dengan system pengupahan intensif untuk memacu para pekerjaan agar memberikan produktivitas yang tinggi.

Model Hubungan Manusiawi 

Elton Mayo dan para peneliti hubungan manusiawi lainnya menentukan bahwa kontrak-kontrak soisal karyawan pada pekerjaannya adalah penting, kebosanan dan tugas yang rutin merupakan pengurang dari motivasi. Untuk itu para karyawan perlu dimotivasi melalui pemenuhan kebutuhan-kebutuhan social dan membuat mereka berguna dan penting dalam organisasi.

Model Sumber Daya Manusia

McGregor Maslow. Argyris dan Lkert mengkritik model hubungan manusaiwi bahwa seorang bawahan tidak hanya dimotivasi dengan memberikan uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, tapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti dalam arti lebih menyukai pemenuhan kepuasan dari suatu prestasi kerja yang baik, diberi tanggung jawab yang lebih besar untuk pembuatan keputusan dan pelaksanaan tugas.

Teori-teori Motivasi

1. Teori Petunjuk ( prescriptive Theories ) yaitu bagaimana cara memotivasi para karyawan yang didasarkan atas pengalaman coba-coba.

2. Teori isi ( Content theories ) menanyakan apa penyebab prilaku, macam teoriini yaitu a)hirarki kebutuhan dari Abraham Maslow, b) Teori higienis Frederick Herxberg, c) Teori prestasi David McCleland dan d) Teori Dua Faktor (Frederick Herzberg)

3. Teori Proses ( Process Theories ) menjelaskan bagaimana prilaku dimulai dan dilaksanakan termasuk dalam hal ini. a) teori pengharapan, b) teori pembentukan perilaku, c) teori porter lawler, d) teori Keadilan

Jenis-jenis Motivasi
Motivasi positif dan motivasi negatif, motivasi positif adalah proses untuk mencoba mempengaruhi orang lain agar menjalankan sesuatu yang kita inginkan dengan cara memberikan kemungkinan untuk mendapatkan hadiah. Motivasi negatif adalah proses untuk mempengaruhi seseorang agar mau melakukan sesuatu yang kita inginkan tetapi teknik dasar yang digunakan adalah lewat kekuatan ketakutan.

Teori Motivasi
1. Teori Isi (Content Theory)
Teori isi terdiri dari 4 teori pendukung, yaitu :
a. Teori Hirarki Kebutuhan ( A. Maslow)

Maslow mengemukakan bahwa kebutuhan kita terdiri dari lima kategori :
1) fisiologis (physiological),
2) keselamatan atau keamanan (safety and security),
3) rasa memiliki atau social (belongingness and love),
4) penghargaan (esteem),
5) aktualisasi diri (self actualizatin).

Menurutnya kebutuhan-kebutuhan ini berkembang dalam suatu urutan hierarkis, dengan kebutuhan fisiologis merupakan kebutuhan paling kuat hingga terpuaskan. Kebutuhan ini mempunyai pengaruh atas kebutuhan-kebutuhan lainnya selama kebutuhan tersebut tidak terpenuhi. Suatu kebutuhan pada urutan paling rendah tidak perlu terpenuhi secara lengkap sebelum kebutuhan berikutnya yang lebih tinggi menjadi aktif.

b. Teori E-R-G ( Clayton Alderfer)
Alderfer (1972) mengemukakan tiga kategori kebutuhan. Kebutuhan tersebut adalah ;

1) Eksistence (E) atau Eksistensi. Meliputi kebutuhan fisiologis sepeerti lapar, rasa haus, seks, kebutuhan materi, dan lingkungan kerja yang menyenangkan.

2) Relatedness (R) atau keterkaitan. Menyangkut hubungan dengan orang-orang yang penting bagi kita, seperti anggota keluarga, sahabat, dan penyelia di tempat kerja.

3) Growth (G) atau pertumbuhan. Meliputi kenginginan kita untuk produktif dan kreatif dengan mengerahkan segenap kesanggupan kita.
Alderfer menyatakan bahwa, pertama, bila kebutuhan akan eksistensi tidak terpenuhi, pengaruhnya mungkin kuat, namun kategori-kategori kebutuhan lainnya mungkin masih penting dalam mengarahkan perilaku untuk mencapai tujuan. Kedua, meskipun suatu kebutuhan terpenenuhi, kebutuhan dapat berlangsung terus sebagai pengaruh kuat dalam keputusan.
Jadi secara umum mekanisme kebutuhan dapat dikatakan sebagai berikut
1) Frustration – Regression
2) Satisfaction – Progression

c. Teori Tiga Motif Sosial (D. McClelland)
Menurut McClelland, ada tiga hal yang sangat berpengaruh, yang memotivasi seseorang untuk berprestasi. Ke tiga motif itu adalah ;
1) Achievement Motive (nAch): Motif untuk berprestasi

Masyarakat dengan keinginan berprestasi yang tinggi cenderung untuk menghindari situasi yang berisiko terlalu rendah maupun yang berisiko sangat tinggi. Situasi dengan resiko yang sangat kecil menjadikan prestasi yang dicapai akan terasa kurang murni, karena sedikitnya tantangan. Sedangkan situasi dengan risiko yang terlalu tinggi juga dihindari dengan memperhatikan pertimbangan hasil yang dihasilkan dengan usaha yang dilakukan. Pada umumnya mereka lebih suka pada pekerjaan yang memiliki peluang atau kemungkinan sukses yang moderat, peluangya 50%-50%. Motivasi ini membutuhkan feed back untuk memonitor kemajuan dari hasil atau prestasi yang mereka capai.
2) Affiliation Motive (nAff): Motif untuk bersahabat.

Mereka yang memiliki motif yang besar untuk bersahabat sangat menginginkan hubungan yang harminis dengan orang lain dan sangat ingin untuk merasa diterima oleh orang lain. Mereka akan berusaha untuk menyesuaikan diri dengan sistem norma dan nilai dari lingkungan mereka berada. Mereka akan memilih pekerjaan yang meberikan hasil positif yang signifikan dalam hubungan antar pribadi. Mereka kana sangat senang menjadi bagian dari suatu kelompok dan sangat mengutamakan interaksi solsial. Mereka umumnya akan maksimal dalam pelayanan terhadap konsumen dan interkasi dengan konsumen (customer service and client interaction situations).
3) Power Motive (nPow) : Motif untuk berkuasa

Seseorang dengan motif kekuasaaan dapat dibedakan menjadi dua tipe, yaitu:
a) Personal power. Mereka yang mempunyai personal power motive yang tinggi cenderung untuk memerintah secara langsung, dah bahkan cenderung memaksakan kehendaknya.
b) Institutional power. Mereka yang mempunyai institutional power motive yang tinggi, atau sering disebut social power motive, cenderung untuk mengorganisasikan usaha dari rekan-rekannya untuk mencapai tujuan bersama.

d. Teori Dua Faktor (Frederick Herzberg)
Herzberg (1966) mencoba menentukan faktor-faktor apa yang mempengaruhi motivasi dalam organisasi. Ia menemukan dua perangkat kegiatan yang memuaskan kebutuhan manusia :

1) Kebutuhan yang berkaitan dengan kepuasan kerja atau disebut juga motivator. Meliputi prestasi, penghargaan, tanggung jawab, kemajuan atau promosi, pekerjaan itu sendiri, dan potensi bagi pertumbuhan pribadi.

2) Kebutuhan yang berkaitan dengan ketidakpuasan kerja
Disebut juga factor pemeliharaan (maintenance) atau kesehata (hygiene), meliputi gaji, pengawasan, keamanan kerja, kondisi kerja, administrasi, kebijakan organisasi, dan hubungan antar pribadi dengan rekan kerja, atasan, dan bawahan ditempat kerja. Faktor ini berkaitan dengan lingkungan atau konteks pekerjaan alih-alih dengan pekerjaan itu sendiri.

2. Teori Proses (Process Theory)
Teori ini juga terdiri dari empat teori pendukung, yaitu :
a. Equity Theory (S. Adams)

Inti teori ini terletak pada pandangan bahwa manusia terdorong untuk menghilangkan kesenjangan antara usaha yang dibuat bagi kepentingan organisasi dengan imbalan yang diterima. Artinya, apabila seorang pegawai mempunyai persepsi bahwa imbalan yang diterimanya tidak memadai, dua kemungkinan dapat terjadi, yaitu :
1) Seorang akan berusaha memperoleh imbalan yang lebih besar.
2) Mengurangi intensitas usaha yang dibuat dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya.

Dalam menumbuhkan suatu persepsi tertentu, seorang pegawai biasanya menggunakan empat macam hal sebagai pembanding, hal itu antara lain :
1) Harapannya tentang jumlah imbalan yang dianggapnya layak diterima berdasarkan kualifikasi pribadi, seperti pendidikan, keterampilan, sifat pekerjaan dan pengalamannya;
2) Imbalan yang diterima oleh orang lain dalam organisasi yang kualifikasi dan sifat pekerjaannnya relatif sama dengan yang bersangkutan sendiri;
3) Imbalan yang diterima oleh pegawai lain di organisasi lain di kawasan yang sama serta melakukan kegiatan sejenis;
4) Peraturan perundang-undangan yang berlaku mengenai jumlah dan jenis imbalan yang pada nantinya akan menjadi hak dari para pegawai yang bersangkutan. 

b. Expectancy Theory ( Victor Vroom)

Victor Vroom (1964) mengembangkan sebuah teori motivasi berdasarkan kebutuhan infernal, tiga asumsi pokok Vroom dari teorinya adalah sebagai berikut :
1) Setiap individu percaya bahwa bila ia berprilaku dengan cara tertentu, ia akan memperoleh hal tertentu. Ini disebut sebuah harapan hasil (outcome expectancy) sebagai penilaian subjektif seseorang atas kemungkinan bahwa suatu hasil tertentu akan muncul dari tindakan orang tersebut.
2) Setiap hasil mempunyai nilai, atau daya tarik bagi orang tertentu. Ini disebut valensi (valence) sebagai nilai yang orang berikan kepada suatu hasil yang diharapkan.
3) Setiap hasil berkaitan dengan suatu persepsi mengenai seberapa sulit mencapai hasil tersebut. Ini disebut harapan usaha (effort expectancy) sebagai kemungkinan bahwa usaha seseorang akan menghasilkan pencapaian suatu tujuan tertentu.

Motivasi dijelaskan dengan mengkombinasikan ketiga prinsip ini. Orang akan termotivasi bila ia percaya bahwa :
1) Suatu perilaku tertentu akan menghasilkan hasil tertentu
2) Hasil tersebut punya nilai positif baginya
3) Hasil tersebut dapat dicapai dengan usaha yang dilakukan seseorang
Dengan kata lain Motivasi, dalam teori harapan adalah keputusan untuk mencurahkan usaha. 

c. Goal Setting Theory (Edwin Locke)

Edwin Locke mengemukakan bahwa dalam penetapan tujuan memiliki empat macam mekanisme motivasional yakni : 
1) tujuan-tujuan mengarahkan perhatian;
2) tujuan-tujuan mengatur upaya;
3) tujuan-tujuan meningkatkan persistensi; dan
4) tujuan-tujuan menunjang strategi-strategi dan rencana-rencana kegiatan. 
Teori ini juga mengungkapkan hal hal sebagai berikut :
1) Kuat lemahnya tingkah laku manusia ditentukan oleh sifat tujuan yang hendak dicapai.
2) Kecenderungan manusia untuk berjuang lebih keras mencapai suatu tujuan, apabila tujuan itu jelas, dipahami dan bermanfaat.
3) Makin kabur atau makin sulit dipahami suatu tujuan, akan makin besar keengganan untuk bertingkah laku.

d. Reinforcement Theory ( B.F. Skinner)

Teori ini didasarkan atas “hukum pengaruh”. Tingkah laku dengan konsekuensi positif cenderung untuk diulang, sementara tingkah laku dengan konsekuensi negatif cenderung untuk tidak diulang.

Rangsangan yang didapat akan mengakibatkan atau memotivasi timbulnya respon dari seseorang yang selanjutnya akan menghasilkan suatu konsekuensi yang akan berpengaruh pada tindakan selanjutnya. Konsekuensi yang terjadi secara berkesinambungan akan menjadi suatu rangsangan yang perlu untuk direspon kembali dan mengasilkan konsekuensi lagi. Demikian seterusnya sehingga motifasi mereka akan tetap terjaga untuk menghasilkan hal-hal yang positif.

SUATU PENGARAHAN DALAM MANAJEMEN SEPERTI KOMUNIKASI

Pengertian Komunikasi

Pengarahan dan pengembangan organisasi dalam berkomunikasi merupakan hal yang saling berkaitan karena dalam mengarahkan dan mengembangkan organisasi sangat di butuhkannya komunikasi yang baik untuk membantu kelancaran kegiatan organisasi. Komunikasi merupakan hal penting dalam manajemen untuk menyampaikan perintah, informasi, berita, laporan maupun dalam hal menjalin hubungan antara seseorang dengan orang lain. Adalah pemberian daya perangsang atau kegairahan kerja kepada pegawai, agar bekerja dengan segala daya upayanya.

Proses Komunikasi

1. Komunikator (giver) mempunyai ide yang merangsangnya/stimulus untuk disampaikan

kepada komunikan (receiver).
2. Ide dialihkan ke dalam lambang-lambang komunikasi
3. Lambang/simbol tersebut dikeluarkan melalui saluran
4. Simbol komunikasi dipersepsi, ditafsirkan, jika dimengerti, maka
5. Terjadi action/feed back/kelakuan dan timbullah interaksi.

Saluran Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi dalam organisasi adalah : Komunikasi di suatu organisasi yang
dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada
kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk
mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214).
Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal
komunikasi yang efektif sangat penting bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan, yaitu :

1.    komunikasi adalah proses melalui mana fungsi- fungsi manajemen mulai dari
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai.

2.    komunikasi adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.

Peranan Komunikasi Informal

Komunikasi informal yaitu komunikasi yang berada dalam sebuah disetujui secara resmi Salah satu bentuknya adalah rantai desas-desus (grapevine chains). Desas-desus dalam organisasi terdiri dari beberapa jaringan komunikasi informal yang saling tumpang tindih dan berpotongan di sejumlah titik, artinya beberapa orang mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi bagian jaringan informal.

Dalam komunikasi Informal terdapat beberapa peranan Komunikasi Informal, antara lain :
o Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi
o Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton
o Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lainPelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.

Hambatan komunikasi

1.      Hambatan sistematis adalah hambatan bahasa yang disebabkan kata-kata atau kalimat yang dipergunakan yang artinya bermacam-macam.

2.    Hambatan teknis adalah hambatan yang disebabkan oleh alat-alat teknis yang dipergunakan kurang baik/rusak, misalnya mikropon kurang baik, telepon kurang baik dll.

3.  Hambatan biologis adalah hambatan yang ditimbulkan oleh kurang baiknya pendengaran/ucapan komunikator, misalnya tuli, gagu.

4.  Hambatan physiologis adalah hambatan kejiwaan yang disebabkan oleh perbedaan status, keadaan. Misalnya mahasiswa yang sedang ujian sidang.

5. Hambatan persepsi adalah hambatan yang disebabkan kurang mampunya penangkapan, daya nalar komunikan dll, sehingga ia menafsirkan isi pesan berbeda dengan apa yang dimaksudkan oleh komunikator. 

Cara meningkatkan efektifitas komunikasi 

1. Karakteristik pengirim 

Kredibiltas pengirim perlu ditingkatkan. Jika manajer ingin menyebutkan infromasi mengenai organisasi, pesan dikirim secara tertulis disertai dengan cap resmi. Untuk mempromosikan produk obat-obatan, manajer menggunakan figure dokter karena dokter mempunyai kredibilitas yang lebih baik dalam hal obat-obatan.

2. Karakteristik Penerima

Sebagai penerima mempunyai kebiasaan buruk dalam hal mendengarkan orang lain. Mereka tidak mau mendengarkan dengan serius, atau mendengarkan sambil mengerjakan pekerjaan lain, atau sambil membaca. Karena itu mereka tidak dapat menangkap hal penting dalam proses komunikasi.

3. Hubungan antara pengirim dan penerima

Perbedaan bahasa atau istilah yang digunakan dalam komunikasi perlu dihilangkan atau dikurangi. Kata-kata yang terlalu teknis perlu diterjemahkan ke dalam kata yang lebih popular. Pengirim dapat meminta umpan balik yang cepat untuk memastikan apakah ada pertanyaan atau suatu hal yang kurang jelas. Cara lain adalah dengan mengulangi pesan yang disampaikan dengan kalimat yang berbeda (tetapi isi sama).

4. Faktor Lingkungan

Gangguan langsung dihilangkan apabila memungkinkan. Apabila suara mesin menggangu komunikasi antara manajer dengan karyawan, komunikasi dilakukan di ruangan yang sepi. Apabila tidak memungkinkan, manajer harus memperjelas pesan atau memperkeras suaranya . informasi yang berlebihan juga mengganggu efektivitas komunikasi.

SUMBER :
http://arisudaryatno.blogspot.com/2010/01/pengarahan-dan-pengembangan-organisasi.html
http://26-dyash.blogspot.com/2010/12/teori-motivasi-isi-dan-proses.html
http://mohamadkemaludin.wordpress.com/2010/11/28/pengarahan-dan-pengembangan-organisasi-komunikasi/

http://www.kumpulanistilah.com/2011/07/cara-meningkatkan-efektifitas.html#ixzz2DWBL254n